相信幾乎每個人都有上班喝咖啡提神的經驗或習慣，但是就和吃藥吃久了會產生抗藥性一樣，喝咖啡喝多了可能從「喝了會有有精神」慢慢演變成「一定要喝不然會沒精神」，所以這篇來快速設想一下到底上班該不該喝咖啡。
簡單的說，不管你愛不愛喝咖啡，我認為都應該在關鍵時刻再喝，如開會、和客戶面談、做簡報等場合前喝就好，平常基本上不要喝。體育或電競選手很多比賽時都會喝紅牛，我相信他們平常也是不喝的。
如果你是不愛喝咖啡的人，那麼要做到平時不喝應該很簡單，把咖啡當成是單純提神的工具就好。
如果你是很愛喝咖啡的人，那我還是會建議你上班時不到關鍵時刻別喝，平時就把喝咖啡的配額留在假日這種可以完全放鬆的時候，放假喝應該也比上班邊忙邊喝更能享受咖啡香。就把喝咖啡當成像吃冰、喝飲料那樣單純的享受就好，讓提神的副作用效果降到最低。
一週最好不要喝超過2杯才不會養成依賴性。久久才喝一杯咖啡，那咖啡因提神的威力根本像喀藥一樣有效，對於工作上的一些重要場合是很有幫助的。
2019年10月29日 星期二
超連結工作組織法-專案類不定期工作
假設我是一個電腦零件批發商的PM(專案管理人員)，我可能每天要日理萬機，要接觸的資訊、檔案又多又雜。
廠商的報價來源五花八門，有的用email寄過來，有的放在我們公司的雲端硬碟，有的提供檔案存取連結，每個人收到這些資料後儲存整理的方式又不盡相同，搞得部門裡每個人用的是不是最新的正確版本都不知道。
要查詢的資料庫，一樣有些是檔案形式，有些是存在瀏覽器書籤的連結，不只檔案也會有搞錯版本的問題，還要常常浪費時間心力去回想某個不常用的資料被放在哪個資料夾了。
有沒有什麼方法，可以更有效率的整理這些多如牛毛的資訊呢?
我的做法，是把所有的資訊，都用超連結整理到同一個檔案，之後要更新編輯也都從這個檔案來開啟超連結就可以，如以下的範例表格：
大概像上表這樣，只是一個概念我就懶得逐項做假超連結了。
當然，只用word檔整理和組織的能力有限，這篇只是為了方便閱讀的一個概念，實務上我會選擇用Evernote或者Microsoft Onenote或者是最近當紅的Notion這樣的生產力軟體來幫助規劃及分享協作每日任務。
部落格另外有兩篇文章，超連結組織工作法-每日/每週任務及超連結組織工作法-每年例行公事也是同樣概念的應用，只是使用在不同的情境而已，如果對這篇有興趣的也可以參考一下。
廠商的報價來源五花八門，有的用email寄過來，有的放在我們公司的雲端硬碟，有的提供檔案存取連結，每個人收到這些資料後儲存整理的方式又不盡相同，搞得部門裡每個人用的是不是最新的正確版本都不知道。
要查詢的資料庫，一樣有些是檔案形式，有些是存在瀏覽器書籤的連結，不只檔案也會有搞錯版本的問題，還要常常浪費時間心力去回想某個不常用的資料被放在哪個資料夾了。
有沒有什麼方法，可以更有效率的整理這些多如牛毛的資訊呢?
我的做法，是把所有的資訊，都用超連結整理到同一個檔案，之後要更新編輯也都從這個檔案來開啟超連結就可以，如以下的範例表格：
大概像上表這樣，只是一個概念我就懶得逐項做假超連結了。
當然，只用word檔整理和組織的能力有限，這篇只是為了方便閱讀的一個概念，實務上我會選擇用Evernote或者Microsoft Onenote或者是最近當紅的Notion這樣的生產力軟體來幫助規劃及分享協作每日任務。
部落格另外有兩篇文章，超連結組織工作法-每日/每週任務及超連結組織工作法-每年例行公事也是同樣概念的應用，只是使用在不同的情境而已，如果對這篇有興趣的也可以參考一下。
超連結工作組織法-每年例行公事
工作上很多任務都是每年周而復始的重複，但是我們不時會面對半年、甚至一年以上才做一次的任務或專案，有時候都不免擔心忘記要做哪個任務，或者某個任務要注意的細節一堆，久久做一次怕又會漏掉什麼步驟。實務上大部分人會把比較複雜的專案寫下筆記，但任務一多起來，筆記散落各地要找要開啟都不是那麼方便了。
我自己的做法，是把常用的資料夾和檔案，都用超連結整合到一個目錄形式的檔案中，有需要查找更新的時候都直接從目錄端開啟就好，要和其他人共同協作或要交接工作時也能夠一目了然，簡單做一個範例大概像下表這樣：
大概像上表這樣，只是一個概念我就懶得逐項做假超連結了。
當然，只用word檔整理和組織的能力有限，這篇只是為了方便閱讀的一個概念，實務上我會選擇用Evernote或者Microsoft Onenote或者是最近當紅的Notion這樣的生產力軟體來幫助規劃及分享協作每日任務。
部落格另外有兩篇文章，超連結組織工作法-每日/每週任務及超連結組織工作法-專案類不定期工作也是同樣概念的應用，只是使用在不同的情境而已，如果對這篇有興趣的也可以參考一下。
我自己的做法，是把常用的資料夾和檔案，都用超連結整合到一個目錄形式的檔案中，有需要查找更新的時候都直接從目錄端開啟就好，要和其他人共同協作或要交接工作時也能夠一目了然，簡單做一個範例大概像下表這樣：
大概像上表這樣，只是一個概念我就懶得逐項做假超連結了。
當然，只用word檔整理和組織的能力有限，這篇只是為了方便閱讀的一個概念，實務上我會選擇用Evernote或者Microsoft Onenote或者是最近當紅的Notion這樣的生產力軟體來幫助規劃及分享協作每日任務。
部落格另外有兩篇文章，超連結組織工作法-每日/每週任務及超連結組織工作法-專案類不定期工作也是同樣概念的應用，只是使用在不同的情境而已，如果對這篇有興趣的也可以參考一下。
2019年10月28日 星期一
發問被擺臭臉，不問又不會做，怎麼辦?
人是很依賴學習和熟悉的動物，哪怕是最有天賦的人，面對一個新的環境或職務也通常要花費不少時間學習，而學習當中碰到不會做、不懂的部分，往往就是要問同個辦公環境的前輩、專家了。
問題是忙的人整天都忙得要命，不忙的人上班都在搞自己的私事，大家都沒時間，往往找同一個人發問過幾次之後，對方就忍不住露出不耐煩的神色，但是沒請教又很怕會做錯，搞得每天上班都緊張兮兮。究竟要怎麼樣才能至少改善這種問問題被白眼的狀況呢？以下三點可以給大家參考：
1. 學會自己找資源
我這個人比較好強，出社會之後最常在心裏講的話就是「為什麼他可以，我不行?」。現在資訊超發達，很多問題像是Gmail要怎麼設定預約寄信時間、出差到海外刷哪張卡回饋比較多等，自己花個幾分鐘上網找就有答案了。而比較進階會需要專業，或因為公司特性而有不同答案的問題，像是國外參展要準備的項目，需要的人力配置等，先做些功課也或多或少能增進自己對問題的瞭解，即使必需提問，問出的內容也會比較有程度。
2. 改變提問方式，不要當伸手牌
接著第一點，很多時候會引起對方反感並不是因為問了問題，而是因為問了完全沒概念的白痴問題，例如：
a.「請問一下業務報告要寫什麼啊?」
b.「下週餐會我竟然坐在王董旁邊耶，你覺得我該跟他講什麼?」
c.「我下週要去香港參加全球經銷商大會，有什麼要注意的嗎？」
這種讓人感覺完全沒準備只想拿現成的問題，聽起來只會感覺跟「ㄟ我被分配到這個，我什麼都不會，就交給你來幫我做吧」一樣讓人厭煩。
改進的方法，我認為可以把要問的問題自己先擬出一個答案，讓對方知道你是有做足功課的，只是需要借重他的經驗和專業來做得更好一點，例如：
a.「這是我寫好畫好重點的業務報告，可以幫我看一下嗎?我想說先找個高手幫我大概看一下，比較不會漏掉什麼。」
b.「下週餐會我被分到坐在王董旁邊，我想跟他討論下oo和xx，這兩個話題會不會不恰當啊?」
c.「我把下週要去香港經銷商大會要帶的東西和流程表排出來了，可以麻煩幫我看一下有沒有要改進的嗎？」
這樣提問的方式，會讓對方感覺只需要稍微提點，不用費太多力，幫忙的意願相對會提高許多。
3. 提問前或後主動給對方回饋
出來上班嘛，不論能力強弱資歷深淺，只要在同一個辦公室難免都是需要互相幫忙的。如果自己永遠都是尋求幫助的那一方，久而久之當然會讓對方覺得感冒，怎麼每次都被占便宜。
碰到總是會欠對方人情的人，就努力找機會幫忙他吧，如果沒有很恰當的幫忙理由，也可以主動分擔對方的一些雜事，順便跟對方說「這個我來做就好了，上次問參展的事情真是還好有你幫忙順利完成了，一直覺得很歹勢沒機會回饋一下。」
當然主動幫忙對方也要篩選對象，如果對方是得寸進尺型的，或對你沒有利用價值的人，盡量敬而遠之就好。
以上幾種方式是我在工作上碰到要問問題，實務上用來減低顧人怨指數的小小心得，希望能夠對大家有幫助。
超連結工作組織法-每日/每週任務
現代的辦公室工作，很難避免的一人當多人用，每天例行的雜事一堆，又怕自己漏了哪件事情沒做，又怕請假或外出時還有事情沒做完，交代誰都不放心，到底該如何有效率的組織每天/每週的工作流程呢？我自己會選擇採用下表(注意藍色字底線部分為可開啟之超連結)：
先順便一提，上面的範例表格可以看到每天要提醒3次檢查email，這是因為"有信就看"的這個習慣是非常傷害效率的，建議即使工作內容是必須常常追蹤信件，最短也至少半小時再檢查一次信箱，多分割出一些可以持續保持專注力的時間。
用這樣的方式，就比較不需要浪費寶貴的精神在關注每天是否有事情不小心漏掉，是否有事情來不及做了，在需要交接給代理人或者多人協作同一份工作時，溝通上也會有效率的多。
當然，只用word檔整理和組織的能力有限，這篇只是為了方便閱讀的一個概念，實務上我會選擇用Evernote或者Microsoft Onenote或者是最近當紅的Notion這樣的生產力軟體來幫助規劃及分享協作每日任務。
部落格另外有兩篇超連結工作法的系列文章，超連結組織工作法-每年例行公事及超連結組織工作法-專案類不定期工作也是同樣概念的應用，只是使用在不同的情境而已，如果對這篇有興趣的也可以參考一下。
先順便一提，上面的範例表格可以看到每天要提醒3次檢查email，這是因為"有信就看"的這個習慣是非常傷害效率的，建議即使工作內容是必須常常追蹤信件，最短也至少半小時再檢查一次信箱，多分割出一些可以持續保持專注力的時間。
用這樣的方式，就比較不需要浪費寶貴的精神在關注每天是否有事情不小心漏掉，是否有事情來不及做了，在需要交接給代理人或者多人協作同一份工作時，溝通上也會有效率的多。
當然，只用word檔整理和組織的能力有限，這篇只是為了方便閱讀的一個概念，實務上我會選擇用Evernote或者Microsoft Onenote或者是最近當紅的Notion這樣的生產力軟體來幫助規劃及分享協作每日任務。
部落格另外有兩篇超連結工作法的系列文章，超連結組織工作法-每年例行公事及超連結組織工作法-專案類不定期工作也是同樣概念的應用，只是使用在不同的情境而已，如果對這篇有興趣的也可以參考一下。
2019年10月27日 星期日
上班族要怎麼輕鬆省錢學英文?
先講結論：很多人數學不好、背科不行，但是在台灣我還沒看過當地年輕人國語講很爛的。為什麼?因為我們每天在使用啊。語言這種東西就是這樣，只要熟悉就能夠很自然的駕馭它。
而且完全不需要出國就可以塑造這樣的環境。
講一下我的背景，我是七年級生，從小土生土長出社會前從來沒出國過，補習英文的時間加起來不到一個月，國中開始學英文時還不太會寫ABC練習本。最後靠著自學多益考到97x分，不算頂尖，但至少夠我進到兩個英文使用率過半的工作，其中一間是全球百大企業了。
怎麼做到的呢?簡單說就是把自己盡量暴露在完全只有英文的環境下，最好是多到連睡覺都會用英文做夢的那種，也不用特別去做背單字背文法這種痛苦的事情，碰到不懂的再問再查就好。我大概的學習方式如下：
聽力/口說：任何時候只要有空就放著英文來聽，學生時代我超窮都去要過期的空中英語教室、地球村這種雜誌拿CD來聽到爛，或是用收音機聽ICRT，看球賽有雙語也盡量切成英文，不然我都很怕台灣主播會念錯球員的名子。
出社會之後沒那麼多時間，下班後常常也沒精神專心聽完一篇文章了。我還是盡量維持著只要有空就把英文放著，慢跑時、搭車時、看電視時...包括我在寫這篇文章的時候，我也一邊在聽Voicetube，有時候碰到比較有興趣的Ted演講才會比較專心從頭聽完，不然就只是單純一直放著讓生活中充斥著講英文的聲音。
口說的部份，學生時期我超窮只好常常去參加摩門教為了傳教開的免費英文座談課，老外都很nice也沒碰到傳說中的戀童癖，就這樣從初級班一路說到高級班。後來曾經有過每分鐘5~6元的付費電話可以跟老外閒聊，當時我也講了好多個小時。後來付費電話沒了，我就自己上網路討論區找了些同好來個英文口說讀書會，辦過的心得是也不用特別準備什麼，畢竟大家上班都忙，每次一個簡單不乾的主題來閒聊就好，重點是要求每個參與討論的成員嚴禁用英語以外的語言表達，塑造出國外那種只能夠用英文和比手畫腳的方式溝通的情境。
閱讀/寫作-閱讀的部分，一樣是只要有興趣的內容有中英文雙語，就盡量都選擇英文版。國中的時候玩電腦的太空戰士7只有英文版，高中的時候玩了好久的世紀帝國2，後來也無聊把語言切成英文，讓我一輩子都忘不了Item、Monk、Elite等一堆單字的意思，就像你永遠不會忘記世紀2的伐伐伐木工那樣。英文程度有一定基礎後，我哈利波特全集都是看英文版，還可以比別人早一點知道最新的劇情。現在只要體育外電或商業文章有英文版，我也會盡可能要求自己每篇多花個10分鐘讀原文。我對棒球的數據科學頗有興趣，最近才看了一篇探討關鍵賽程何時應該推上王牌投手(When Is the Ideal Time to Start Your Ace?)，非常過癮，我想就算這篇有中文的翻譯版，可能也很難完整表達出原文的精隨吧。
寫作我就真的比較差了，畢竟一直是用這種懶人學英文法，工作外比較常用到大概只有以前上網找了些國外筆友，互相分享各自在自己國家的生活。碰到需要認真寫英文的時候，如果怕文法或用詞有偏差，我的作法是多運用軟體或網路服務輔助，像是Writeful或Grammarly這種，或者是把我不確定的句子google看是否有一模一樣的用法。寫完一整篇後，也可以試著把文章或書信丟到Google翻譯去試試翻出來的中文是否有表達不對的地方。
最後自白一下，我算是滿懶惰的其實上面說的每天盡可能聽和看英文我並沒有完全做到，但是長期累積下來的語言熟悉度還是很可觀，整天放著英文一百句聽進去一句就算賺到，反正體感上我是沒在用腦用心的，而且下班後多聽英文晚上還很好睡，這種學習方法去考專門的單字文法可能不會太好，但是應付一般求學求職考試、出國旅遊、工作溝通算很夠用了，希望這樣的分享能對英文苦手的大家有一點幫助。
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